Kegiatan Sosialisasi tentang Kearsipan yang diikuti oleh seluruh Staff dan Pegawai di Lingkup Sekretariat Dewan (Setwan) yang dilaksanakan oleh Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Daerah yang berlangsung di Ruang Serba Guna Kantor DPRD Mimika, Jumat (4/12)/Foto : husyen opa
TIMIKA
Untuk menyeragamkan sistem kearsipan yang baik dan benar di seluruh Organisasi Perangkat Daerah (OPD) di lingkup Pemerintah kabupaten Mimika, Dinas Perpustakaan dan Arsip Daerah melakukan sosialisasi tentang Kearsipan kepada seluruh staff dan pegawai di Lingkup Sekretariat Dewan (Setwan), yang dilaksanakan di Ruang Serba Guna Kantor DPRD Mimika, Jumat (4/12) siang tadi.
Tampil sebagai narasumber adalah Kasubag Umum dan Kepegawaian Dinas Perpustakaan dan Arsip Daerah, Murtanan dan diikuti oleh puluhan staff sekretariat dari beberapa bagian di lingkup Setwan DPRD Mimika.
Murtanan dalam kegiatan sosialisasi memaparkan tentang apa itu arsip dan langkah langkah untuk menyimpan dan mengamankan dokumen dan arsip penting di sistem pemerintahan daerah kabupaten Mimika.
Diantaramnya, penjelasan tentang pelaksanaan Tata Cara dan mengelola kearsipan yang baik serta dasar hukum bila terjadinya pelanggaran tentang kerasipan dan cara pemberian nomor surat secara umum yang dikelola setiap OPD.
Kasubag Umum dan Kepegawaian Dinas Perpustakaan dan Arsip Daerah, Murtanan kepada sejumlah wartawan usai menyampaikan sosialisasi mengatakan bahwa maksud dan tujuan sosialisasi tentang kerasipan adalah untuk melakukan penanganan dan mengelola kerasipan di masing masing OPD secara baik dan benar.
“Program sosialisasi seperti ini sudah rutin dilakukan dan sudah berlangsung selama tiga tahun, hal ini menjadi tanggungjawab kami untuk memberikan pemahaman kepada OPD OPD dilingkup Pemkab Mimika menyeragamkan sistem kearsipan di kabupaten Mimika. Kami mensosialisasikian bagaimana menangani kearsipan secara baik dan benar serta dapat dipertanggungjawabkan,”tegas Murtanan.
Sebab menurut Murtanan, sistem dan pengelolaan kearsipan di OPD OPD yang ada di kabupaten Mimika belum rapih alias amburadul karena belum memahami secara baik betapa pentingnya soal kearsipan.
“Selama ini kearsipan ktia masih amburadul, karena belum ada pemahaman walaupun berulang kali kami turun berikan pemahaman. Dan karena ini menjadi tugas kami, sehingga kami coba berbagi pengetahuan bagaimana cara mengelola kerasipan secara baik dan benar,”katanya.
Menurutnya, sosialisasi seperti ini wajib dilakukan sebagaimana Undang undang Kearsipan Nomor 43 tahun 2009 tentang pengelolaan kearsipan yang baik dan benar.
“Sesuai UU nomor 43 tahun 2009 disitu disebutkan, bahwa kami sebagai lembaga kearsipan mempunyai kewajiban bertanggungjawab untuk membina kearsipan di tiap tiap OPD dan juga ke seluruh lapisan masyarakat, jadi bukan hanya kepada pemerintah tapi sosialisasi soal kearsipan juga kami sampaikan ke warga,”tegasnya.
Sebab sesuai perkembangan zaman soal kerasipan bukan saja menjadi tanggungjawab bagian umum di setiap OPD akan tetapi sudah menjadi tanggungjawab bidang dan seksi masing masing.
“Untuk OPD yang bersentuhan langsung dengan arsip itu kini tidak terpusat di bagian umum saja, persepsi kita dulu salah. Sekarang semua bidang dan seki dapat mengelola surat surat yang diarsipkan, jadi yang megelola surat itu sekarang bisa seksi seksi dan bidang. Kalau dulu dititpkan hanya di umumkan,”jelasnya. (opa)
